E-arşiv, şirketlerin faturalarını elektronik ortamda hazırlayıp iletmelerine imkan tanıyan modern bir sistemdir.
Bu dijital uygulama, kâğıt fatura düzenleme yükünü ortadan kaldırarak firmaların zaman ve maliyet açısından büyük kazançlar elde etmesini sağlar.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetlenen e-arşiv, yasal uyumluluğu garanti altına alarak işletmelere güvenli bir alan sunar. Firmalar, e-arşiv sistemi ile faturalarını güvenli biçimde saklayabilir ve ihtiyaç duyduklarında kolayca erişebilir. Özellikle yüksek hacimli satış gerçekleştiren şirketler için faturalama süreçlerini hızlandırarak operasyonel verimliliklerini yükseltir.
Ek olarak, kâğıt tüketimini azaltarak çevre dostu bir yaklaşım sergiler.
Dijital dönüşüm çağında e-arşiv, yalnızca büyük işletmelere değil, küçük işletmelere de önemli avantajlar sağlar. Özellikle internet üzerinden satış yapan firmalar, müşteri memnuniyetini artırmak için bu dijital çözüme yönelmektedir.
E-Arşiv'in Sağladığı Avantajlar
E-arşiv sistemi, işletmelere bir dizi önemli fayda sunar. Öncelikle, kağıt, baskı ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırarak firmaların ciddi tasarruf elde etmesine katkıda bulunur. Elektronik ortamda hazırlanan faturalar, neredeyse anında müşterilere ulaştırılır ve güvenli bir şekilde depolanır. Bu sayede, belgelerin fiziksel arşivlerde saatlerce aranma gereksinimi ortadan kalkar ve zaman kayıpları önlenir. Aynı zamanda denetim süreçlerinde büyük kolaylık sağlamaktadır. Vergi incelemelerinde sunulacak belgelerin düzenli ve eksiksiz olması işletmelerin itibarını pekiştirir. Çevresel açıdan bakıldığında, e-arşiv sistemi ile kağıt tüketiminin azalması, sürdürülebilirlik hedeflerine katkıda bulunarak çevre dostu bir yaklaşım oluşturur. Uzaktan erişim imkanı sayesinde de çalışanlar, iş süreçlerini daha esnek bir biçimde yönetebilmektedir. Tüm bu faktörler, firmaların hem mali açıdan hem de operasyonel açıdan daha modern ve rekabetçi hale gelmesine yardımcı olur. Sonuç olarak, e-arşiv uygulaması, verimliliği artırıcı, çevresel duyarlılığa sahip ve kullanıcı dostu bir dijital çözümdür.
E-Arşiv Uygulamasını Kimin Kullanabileceği
E-arşiv uygulamasının kimler tarafından kullanılacağı, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği normlara tabidir. Yıllık cirosu belirli bir seviyenin üzerinde olan firmalar, e-arşiv kullanma zorunluluğuna sahiptir. Özellikle internet üzerinden satış yapan işletmeler, belirli bir tutarın üzerindeki işlemlerini e-arşiv ile belgelemekle yükümlüdürler. Ayrıca belirli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar da bu sisteme geçiş yapmak zorundadır. Ancak yalnızca zorunluluk çerçevesinde değil, gönüllü olarak bu dijital çözüme geçmek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler de avantajlarından yararlanabilir. E-arşiv, bu firmalara süreçlerini daha hızlı ve düzenli yönetme fırsatı sunar, müşteri hizmetlerini güvenilir bir hale getirir ve denetimlerde şeffaf bir yapı oluşturur. Zorunlu ya da gönüllü olarak, e-arşiv kullanan tüm firmalar, iş süreçlerini dijitalleştirerek geleceğin iş dünyasına uyum sağlamak için önemli bir adım atmış olurlar.
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar
E-arşiv ve e-fatura, sıkça karıştırılsa da aslında farklı işlevlere sahip iki sistemdir. E-fatura, yalnızca sistemde kayıtlı kullanıcılar arasında oluşturulabilir. Gönderen ve alıcının aynı sistemde bulunması gerekirken, e-arşiv, kayıtlı olmayan kullanıcılar dahi dahil olmak üzere herkes için geçerlidir. Yani işletmeler, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilerine de dijital fatura iletebilirler. İletim yöntemleri bakımından ise e-fatura, doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılırken, e-arşiv faturaları raporlanarak ilgili idareye bildirilir. Kullanım alanları açısından değerlendirildiğinde, e-fatura daha çok B2B (işletmeden işletmeye) süreçlerde tercih edilirken, e-arşiv B2C (işletmeden tüketiciye) satışlarda öne çıkar. Ayrıca, e-arşiv faturalama süreçlerinde sunduğu esneklik sayesinde hem küçük hem de büyük ölçekli işletmeler tarafından tercih edilmektedir. Dijital dönüşüm sürecinde her iki sistemin birlikte kullanımı, firmalara yasal uyumluluk, hız ve müşteri memnuniyeti gibi büyük avantajlar sağlamaktadır. Böylelikle şirketler, farklı müşteri gruplarına aynı anda daha etkin ve güvenilir hizmet sunma imkanı bulurlar. Bu nedenle e-arşiv, modern iş yaşamında vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir.
Dijital Dönüşüm Sürecinde E-Arşiv ve E-Fatura Kullanımı
Her ne kadar e-fatura'nın geçişi işletmeler için önemli bir adım olsa da, dijital dönüşüm yalnızca bu süreçle sınırlı kalmamaktadır. Orka Bilgisayar'ın sunduğu yazılım çözümleriyle ticari muhasebe süreçlerinizi modern hale getirip iş verimliliğinizi artırma şansına sahip olabilirsiniz. Bu doğrultuda, dijital dönüşüm yolculuğunuzda nasıl ilerleyeceğiniz konusunda güncel ve etkili çözümler bulmanız önem taşır. İşletmeniz için en iyi stratejileri belirlemek ve tüm bu dijital avantajlardan faydalanmak, gelecekteki başarılarınız için kritik bir rol oynayacaktır. Hemen iletişime geçerek, dijital sistemlerin sunduğu tüm olanakları keşfedebilir ve iş süreçlerinizi daha etkili bir biçimde yönetebilirsiniz.
